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仕事をシンプルに効率よく進める5つの方法

「最近、仕事量が増えたな」と感じる人も多いでしょう。職歴が長くなったり、立場が上になってきたりすると必然的に仕事量は増えてきますよね。

増えた仕事量をいかにして効率的に進める事が出来るかで、仕事に対するスキルや社内での評価も良くなっていきます。

本記事ではシンプルで効率よく仕事を進める為の5つの方法を紹介いたします。

 【こんな人に読んでほしい】

  • 仕事の量に比例して残業時間が増えている
  • 仕事が多くなって、うまく回すことが出来ていない
  • 早く仕事を進めて、早く帰りたい

仕事をシンプルに効率よく進める5つの方法

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 仕事を3つの種類に分類する

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仕事が増えてくると陥りがちなのが、「とにかく目の前の仕事を片付ける」という事です。とにかく目の前に抱えている仕事を少しでも処理していって少なくしたいという考えがついつい出来てしまいますがこの方法では労力がかなり必要となり、あるレベルに達した時点でキャパオーバーとなってしまいます。

キャパオーバーとならないように仕事を3つの種類に分類しましょう!

必要なコト・やらなければいけないコト

まずは必ずやらなければいけない。必要なコトを最優先に考えましょう。

当然ですが「やらなければいけないコトをやらない」と自分の仕事だけでなく、取引先や一緒に仕事に取り組んでいる仲間にも迷惑をかけてしまいます。

まずは「何をしなければいけないか」を明確にしておきましょう

出来ればしたほうがいいコト

次は「出来ればしたほうがいい」というレベルです。

「もし時間の都合などで自分が出来なくても他人に迷惑をかけない」と考えると思いつきやすいかもしれません。また、「頼まれているけど急を要しているわけではない」というのもここに分類する事が出来ます。

自分がやりたいコト

最後に「今やっているコト+α」の部分です。

これが出来るか出来ないかでビジネスマンとして価値は変わります。

何を自分がしたいかをあらかじめ明らかにしておくことで、時間が空いた時に取り組みやすくなります。

3つに分類することで取り組むべき仕事を「見える化」しておくのが最大の目的です。見える化をしておけば、取り組む順番も必然的に決まってくるので効率よく仕事を進める事が出来るようになります。

 

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送信メールを減らす

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「送信メールが多い」つまり受信メールに対して、返答をしなければいけないという状況です。もちろん仕事上、必要な送信メールはありますがメールを受信してから行動に移すのではなく、先を見越して行動をしておけば上司からの「どうなっているの?」という受信メールは減ります。つまり送信メールが減るんです。

メールを送信して状況を報告する時間を短くする・無くすことが出来れば、自分がやりたいコトに時間を費やすことが出来るようになります。

 

時には「No!」ということも。断ることも大事です

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時には断る事も大事です。

自分が抱えている仕事が多いのに人からの仕事の頼みを受けたり、疲れているのに飲み会の誘いがあったりしますが、時には断る事も必要です。

余裕のある時間の使い方をする事で、より効率的に仕事をする事が出来ます。

 

手を抜く部分も作る。決断の回数を減らす

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全てのコトを完ぺきには誰も出来ません。

どこか手を抜いて余裕を作る事も必要です。

例えば、提案用に作るプレゼン資料のデザインなどは必要最低限でいいでしょう。

商談で利用するのであればキーワードだけが書いてあれば、あとは言葉で説明する事も可能です。作る時間を大量に割くのであれば、作る事に手を抜くことも大事です。

ほかには服装などもそうです。

私服で仕事をする方であれば、「何を着よう」と考え決断する回数を減らすと余裕が少し出てきます。たとえば曜日ごとに着る服を決めてしまえばわずかでも考える時間が作れるようになります。

 

継続して「習慣化」させる!

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最後が最も重要な事です!

「こうやろう」と決めたことを継続して、「習慣化」させましょう。

誰にでも起こりうるのですが、決めた事でもついつい「やらない理由」を考えてしまいます。

「分類したけどコッチの方が先に片付くからやっちゃおう」とか「やっぱり断れないなぁ」とか「やらない言い訳」はどんどん生まれてきます。

なので「取り組む理由」を常に考えて継続するように心がけましょう!

人によって差はあるでしょうが、1カ月も継続していれば「習慣」になって継続していくのが普通になっていきます。

 

まとめ

仕事をシンプルに効率よく行うためにも、今抱えている仕事をタスク分けをおこない、順番に取り組んでいきましょう!

その中で「メール」や「他人からの誘い」・「完ぺき主義」を少しづつ無くしていき、自分がやりたいと思うことに時間を費やせるように効率よく進めていきましょう!

 

 

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