社会人になって誰もが教えられることに「報・連・相」があります。
「報告・連絡・相談」ですが、その中でも多くの人が苦労するのが「報告」ではないでしょうか？
本記事では「報告」を上手にする””のコツを紹介致します！
こんな人に読んでほしい
- 報告の方法をどうしたらいいか困っている方
- 頑張って報告しているが、いつも上司から指摘されてしまう方
- これから社会人になり漠然と悩んでいる方
この記事を読んで参考にして頂ければと思います。
- なぜ報告をしなければいけないのか
- 何を報告すべきなのかを最優先に考える
- 「時間」「タイミング」を気にして報告するようにする
- 登場人物は出来る限り少なめに！
- なぜ報告するのかの理由を明確にする
- 「今後どうするか」を最後に添える
- まとめ
なぜ報告をしなければいけないのか
「報告をしろ」と言われますが、なぜ報告をしなければいけないんでしょう？
端的に言えば「情報の共有」です
企画やプロジェクトなどのこれから作り上げるものについての報告であれば、報告によって自身の状況を伝える事ができます。
報告された側から見れば状況が把握できるので同時に取り組まなければいけないことをしたり、状況の確認をする事ができます。
またネガティブな内容の報告だったとしても、こまめに報告をしていれば状況が好転する可能性もありますし今後にリスク回避を考える事も出来ます。
それではココから報告を上手にするコツを紹介❗️
何を報告すべきなのかを最優先に考える
「報告をする」ことは大事ですが内容がしっかりしていなければ意味がありません。
報告をする相手の上司などは報告を聞くために時間を割く必要があるので、報告は端的に最も伝えなければいけないこと・結果・答えを最優先に報告するようにしましょう。
上手く報告が出来ない人の特徴として、時系列を1から説明したり、自分の所感を話したりする人がいますが報告を受ける上司が最も知りたいのは結果なんです。
「時間」「タイミング」を気にして報告するようにする
報告に関する時間は2種類あります。
1つ目は報告に関する時系列の説明です。
報告の冒頭で結論を説明する必要がありますが「いつ結論が出るのか」「いつまでに答えを出すのか」など「いつ」という点を重視して報告するとスムーズです。
2つ目の「時間」は、報告をするタイミングです。
自分のタイミングが良い時に報告をする方がいますが、重要視しなければいけないのは上司の都合の良いタイミングです。
例えば、上司が先に帰る直前だったり、会議の直前に報告する人もいたりします。
報告を受ける側が十分に聞ける状態の時に報告をする様に心掛けましょう。
登場人物は出来る限り少なめに！
報告をする上で「誰が」という話は必ず必要になってきます。
でも、登場人物が多くなればなるほど報告を受ける側の人にとってはストレスを感じてしまいます。
「私からＡさんへ書類を提出し、ＡさんはＢさんと共にお客様であるＣさんの元へ向かいました。しかしＣさんが務めるＤ社のＥ部長より書類の訂正するよう言われております。」
この報告内容、論点はついていますが少々登場人物が多い…
少し簡単にするのであれば
「私の書類を人を通じてＣさんに渡したところ、先方側より書類の訂正を依頼されました」
これでいいんです。
「誰がした」かももちろん大事ですが、「誰」が重要なのは主語と述語だけ。
この場合、「私の書類を先方より修正依頼された」という事実だけが必要なんです。
出来る限り登場人物を少なくすることで報告内容の全体感を的確に伝えることが出来ます。もちろん、より詳細な報告が必要であればその際にすればいいんです。
なぜ報告するのかの理由を明確にする
たまに報告を受けると思わず言ってしまいそうになるのが「それで？」という言葉です。
報告する側は何か理由を持って報告しているのでしょうが、時折「なぜ今報告しているの？」と思う時があります。
それは報告された内容に今までとの変化を感じないから。
期間にもよりますが状況が全く変わっていないのであれば報告の必要性は少ないです。
「なぜ今報告しているか」を明言することで聞く側も状況を汲み取ることが出来るでしょう。
「今後どうするか」を最後に添える
報告の最も大事な部分として、「その後どうするか」があります。
単なる状況報告も大事ですが、仕事を前に進めていく中で「これからどうするか」が最も重要です。
「〇〇という状況になっております。状況からみて△△と進めていくのがいいと思いますがいかがでしょう？」
と聞けばスムーズですよね
まとめ
上司に対して報告がうまくできない、報告が苦手という方は少なくありません。私もいろんな報告を受けてきましたし、社会人になったばかりの頃はよく上司から怒られました。
でも少しだけポイントを抑えることができれば、わかりやすい報告が出来るようになりますし報告をしっかり出来るようになれば様々なことを任せてもらえるようになります。
本記事で紹介した5つのポイントに気をつけて上司への報告をしてみましょう！
きっと皆、うまくいく！