たゆブログ/サラリーマンによるブログ

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【仕事効率化に悩むビジネスパーソン必見】メールにかける時間を減らす簡単な4つの方法

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働き方改革」と言われている中で業務時間の削減を求められているビジネスパーソンも多いでしょう。でも仕事の量は変わらず苦労している方!まずは簡単にメールにかかっている時間から減らしてみませんか?

本記事では1日100通以上のメールを処理している私がちょっとした工夫でメールにかけていた時間が簡単に減少させた方法を紹介します。

 

そもそも仕事効率化とは?

働き方改革のもとで「仕事効率化」「業務効率化」とは、労働時間を短縮させることで労働者の満足を増やしながらも、限られた時間のなかで売上は増加させるための仕組み。

つまり『生産性』を高めるための仕組みや事例です。

 

でも実際は効率化されているの?

労働時間の減少を求められる中で、労務管理を強化する企業は増えました。

2019年4月1日からは働き方改革関連法案が施行され、「有給休暇取得を義務付け」「同一労働同一賃金の導入」に加え「時間外労働の上限規制」も法律により規定されます。

しかしながら一日では労働時間を減少の取組をしているのにもかかわらず、効率化の取組は行われておらず業務量や仕事量は変わらないといった企業も多く存在しています。

 

自分で出来る仕事効率化

実は作者たゆ、私自身がまさしく労働時間短縮&業務量増加に悩んだ1人なんです。

会社からは労働時間の上限を設定され一定時刻になると強制パソコンシャットダウン、残業上限時間を超えた場合、残業代は払われるものの人事評価はマイナス査定。

しかし、業務量・営業売上目標は変わらずの右肩上がり。

 

そんな状況を打開すべく自分で出来ることから効率化をしていくことにしました。

まず目を付けたのが今回紹介する「メール」です。

日本ビジネスメール協会の調査によると、日本のビジネスパーソンは、1日平均12.62通送信し、39.28通受信しています。

仮に1通読む時間を1分、書く時間を6分と仮定した場合、合計115分つまり2時間近くがメール処理するのに必要な時間になるという事になります。

私の場合、日にもよりますが100通以上はメールが来ることも少なくはなかったので計算するととんでもない時間を費やしていたことになります。

 

では、私が取り組んだ誰にでも出来て、明日から実践できる方法を紹介します!

 

メールチェックは1日3回!時刻も決めておく!

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1日の仕事のタスクを手帳やカレンダーで組む中で「メールをチェックする時間」も予定に組み込んでおきます。しかも1日3回だけ!

私の場合は始業してすぐ(9:00)と昼食後(13:00)、終業前(18:00)の3回にしています。メールチェックをタスクと決めず、来るたびにメールチェックしていると行っている仕事が中断され、非効率になってしまいます。

ここでもポイントはまずは届いているメールをチェックする事に徹するということです。

 

「未読は0」へ!メールの種類ごとにタスク分けしておく

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未読メールがあるとついつい内容を見てしまいますよね。

あとで処理するメールは未読のままにしておくという方もいますが、そうすると「これは重要?」「このメール読んだっけ?」って事が起こり、同じメールを複数回読んでしまうケースがあります。

メールをチェックする時間に未読メールは0にして毎回受信フォルダをリセットするようにしましょう。

もちろんメールの中には後から対応しなければいけないものも存在します。

そんなメールは「ToDoリスト」へ処理する等していきましょう。

 

メールの通知機能はオフにしましょう

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プライベートのメールやLINEなどでは通知機能は非常に便利ですが、大量のメールを処理するサラリーマンにとっては通知がなりやまない状況が発生します。

通知が来れば見てしまうのが人の性ですよね。

メールで来ているという事は「緊急対応」の事例はあまり多くないでしょう。もし仮に緊急な案件がメールで来たとして、読んでいなくても電話で連絡が来るはずです。

通知により今取り組んでいる仕事の手を止めるより、目の前の仕事を順序良くしていく方が効率的です。

 

今日のメールは今日のうちに処理しちゃいましょう!

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「未読は0に」「メールチェックの時間」にも関係しますが、その日に来たメールはその日のうちに処理してしまいましょう。

当日の仕事を当日のうちに終わらせる目的もありますし、翌日の仕事のスタートをスムーズにすることができます。

 

まとめ

社会人にとって「メール」は切っても切り離せませんし、使い方次第で非常に便利なものです。使い方を間違って仕事を非効率にしてはもったいないです。

今回まとめた内容以外にも、自分なりの効率化があっていいんです。

大事なのは『自分でコントロールをすること』です。仕事を効率的に行いましょう!

 

 

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